Ser mas Efectivo. Conocer sus tiempos con el diario de actividades

Por que ser mas efectivo?

La razón por las que me interesa la productividad y el lograr ser mas efectivo es simple. Creo que una vida más productiva, implica una vida más feliz.

Además, si uno es una persona más productiva que la media de las personas, se avanza más rápido en la carrera elegida. Se aprende más. Se hace más. Y como consecuencia se reciben más y mejores recompensas.

Ahora bien, productividad es un término muy genérico. Creo que es mejor utilizar la palabra efectividad y ser mas efectivo. Porque productividad no significa que necesariamente las cosas que se deben quedan echas, sino que apunta a la cantidad de cosas que uno hace. Y no siempre se hace lo que realmente importa.

La efectividad y el ser efectivo, por otro lado, se refiere al éxito en lograr completar las tareas que son realmente importantes. Y si uno quiere hacer bien las cosas, Ganar Dinero, vivir una vida plena, aprender y desarrollarse es necesario HACER Y TERMINAR las cosas que hacen la diferencia.

Los resultados Mandan.

Uno puede trabajar 50 o 60 horas por semana, pero si no experimentamos un desarrollo personal, emocional o financiero, no se está siendo efectivo.

Una pregunta que recibo mucho al exponer esta idea de ser efectivo, es “por dónde empiezo?”. Creo que la mejor forma de responder eso, es compartir un ejercicio que utilizo en mis consultorías con las personas o empresas que me contratan para maximizar su efectividad.

Un metodo de Drucker para ser efectivo

Es un ejercicio que tome de un libro de Peter Drucker, una persona que llevo el ser mas efectivo a ciertos extremos cuestionables, pero con resultados. Creo que todo estudio, libros, artículos y aplicaciones de la efectividad están influenciados de algún modo por Drucker. Basta con ver que en 1967 ya Drucker llegaba a un concepto de trabajo sin distracciones externas, algo sumamente en boca de todos hoy. Por ejemplo menciona que los lapsos de tiempo de trabajo deben tener una duración considerable, dado que es más eficiente que tomar pequeños tramos por más que luego sumen más horas.

Diario de actividades

Lo que les describo a continuación, es mi adaptación del ejercicio que Drucker propone en su libro El Ejecutivo Eficiente. Ud. Lo puede aplicar para volverse más efectivo.

1er paso: Conocer su tiempo.
Uno de los problemas recurrentes que afectan a las personas es que no saben cómo es su tiempo empleado. La frase que dicen es “no sé qué es lo que hago mal, pero nunca logro terminar (incluso empezar) lo que me propongo”.
Yo les respondo, Conoces tu tiempo?
Si no aplicamos una regla de medición y uso del tiempo, es difícil distribuirlo en las cosas que debemos y queremos hacer. Si uno quiere lograr el máximo provecho del tiempo, hay que saber antes que nada como lo estamos utilizando
La memoria no es suficiente. La demostración más simple es que nadie recuerda que estuvo haciendo 6 días atrás, hora x hora durante el día. Incluso si algún súper memorioso lo puede saber, no tiene respuesta para 10 días atrás. Asique: Recordar como utilice el tiempo, No.
Entonces que se hace? Hay que llegar un diario de actividades.
En el primer contacto que tengo con mis clientes, siempre establecemos una fecha para dentro de 14 días. De esta forma, las siguientes dos semanas ellos tienen la posibilidad que tomar estas notas y tener un material sobre que trabajar en nuestro primer encuentro.
Y por si quedan dudas, un diario de actividades es un registro hora x hora de que se estuvo haciendo ese día.
No importa el método que se utilice para generar este diario (grabaciones de voz, notas en servilletas, agendas digitales o de papel). Lo importante es lograr reunir esta información. En mi caso, logre reemplazar el anotador y la birome gracias a los dispositivos móviles que me permiten tomar notas manuscritas, pero hasta hace poco, tenía siempre conmigo un anotador y una lapicera para anotar cada hora, que es lo que estuve haciendo.
Obviamente, no olvidarse de tomar estas notas es FUNDAMENTAL. Por lo cual un recordatorio cada hora es de gran utilidad.

2do Paso: Identificar el trabajo no productivo.
Este paso es de lo más simple. Hay que recorrer el diario de actividad hora por hora y pensar que pasaría si no hiciera esa actividad. Como se vería afectado el día, el trabajo y los objetivos a largo plazo. Si la respuesta es “Si no hago esto es Catastrofico” entonces hay que seguir haciendo esa tarea. Pero si la respuesta es “todo sigue normal” BINGO! Aquí tenemos el oro que estábamos buscando.
Como aclaración, TODOS tenemos actividades de retorno cero. Actividades que solo consumen tiempo. Y hay que estar revisando la lista constantemente para mantenerlas a raya.

3er Paso: Eliminar las tareas que solo consumen tiempo.
Y asi de simple, llegamos al Key de la cuestión. Tomamos estos periodos de 1 hora que identificamos con tareas que no producen resultados y las eliminamos, generando un hermoso espacio de 1hs libre para otra tarea mucho más importante.
Suena muy simple? Bueno, es que realmente lo es.

Ajustes permanentes

Como mencione anteriormente, es necesario mantener una regularidad con este ejercicio.
Al principio, un diario de actividades constante con revisiones cada 2 o 3 semanas donde vamos eliminando la mayoría de las tareas que son triviales, luego cuando ya tenemos una base de efectividad importante, no es necesario tener un diario de 365 días, alcanza con tomar 2 o 3 semanas cada 3, 4 o 6 meses y depurar las tareas triviales que encontraron de nuevo su lugar en nuestro invaluable tiempo. En mi caso, 3 veces al año, llevo este ejercicio a la práctica.

Como agregado extra, este ejercicio nos obliga a pensar y revisar nuestras rutinas diarias. Pudiendo en algunos casos, evaluar mejores formas de hacer las cosas (en lugar de manejar 1 hora al trabajo, tomar el subterráneo que nos lleva en la mitad del tiempo)

Algo difícil que se soluciona con este ejercicio, es lograr encontrar estas actividades triviales que se volvieron hábitos. Malos hábito vale aclarar.

Créanme si les digo, que este ejercicio es fundamental para lograr ser mas efectivo.
Si empiezan ahora mismo tu diario de actividades, imagino que sería algo así:
(Día y hora) – Leí el post de Hernán Fraind en el Blog de Smartservices para mantener un diario de actividades y comencé mi diario.
(Día y hora) – Guarde el teléfono móvil en mi bolsillo y volví a (lo que sea que uno está trabajando)
(Día y hora) – Recibi un alerta de Me gusta en Facebook y revise el estado de mis amigos, vi fotos en instagram y vi 3 videos de Fails en youtube. (sip, nos pasa a todos, las distracciones son reales)
(Día y hora) – Respondí emails de presupuestos, estados de proyectos y minutas de reuniones
Genial, ahora a seguir por dos semanas más y revisar los resultados.